行政助理的工作內(nèi)容

　　行政助理的工作資料（一）：

　　行政部經(jīng)理助理崗位職責(zé)

　　職位名稱：行政助理

　　所屬部門：行政部

　　直屬上級(jí)：行政經(jīng)理

　　行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作資料以公司運(yùn)營(yíng)保障為主，工作資料較多元化，但較基礎(chǔ)。

　　1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作

　　2、協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理

　　3、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行

　　4、參與公司績(jī)效管理、考勤等工作

　　5、獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行

　　6、協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門帶給及時(shí)有效的行政服務(wù)

　　7、會(huì)務(wù)安排：做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后資料整理工作

　　8、負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞

　　9、參與公司行政、采購(gòu)事務(wù)管理

　　10、負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作

　　11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作

　　12、對(duì)外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來(lái)訪、接聽來(lái)電、解答咨詢及傳遞信息工作

　　13、協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司群眾活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問(wèn)等

　　14、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作

　　行政助理的工作資料（二）：

　　(一)工作崗位職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)處理辦公室日常事務(wù);

　　2、負(fù)責(zé)整理和歸檔辦公室文件;

　　3、協(xié)助統(tǒng)計(jì)辦公室行政費(fèi)用及其他數(shù)據(jù)的收集;

　　(二)工作崗位要求

　　1、形象氣質(zhì)佳，普通話標(biāo)準(zhǔn)，聲音甜美，具親和力，做事認(rèn)真仔細(xì)

　　2、嫻熟的處理各類辦公事務(wù)的潛力及良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)潛力

　　3、熟練使用各種辦公軟件，熟練運(yùn)用五筆，打字速度快;

　　行政助理的工作資料（三）：

　　1、負(fù)責(zé)公司各類電腦文檔的編號(hào)、打印、排版和歸檔；

　　2、報(bào)表的收編以及整理，以便更好的貫徹和落實(shí)工作；

　　3、協(xié)調(diào)會(huì)議室預(yù)定，合理安排會(huì)議室的使用；

　　4、協(xié)助保潔員完成公共辦公區(qū)、會(huì)議室環(huán)境的日常維護(hù)工作，確保辦公區(qū)的整潔有序；

　　5、完成部門經(jīng)理交代的其它工作。

　　行政助理的工作資料（四）：

　　行政工作包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)管理四個(gè)方面;狹義上指以行政部為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。

　　小公司的話，不會(huì)劃分得那么明確，有點(diǎn)類似于后勤管理。

　　1、會(huì)議、活動(dòng)組織：負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)，包括公司內(nèi)、外部各類公關(guān)、宣傳、演示、文體等活動(dòng)的組織、宣傳、安排工作;負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的組織、安排、服務(wù)工作。

　　2、物品管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品、低值易耗品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、登記、核查管理工作;制定辦公用品計(jì)劃，報(bào)主任審批;做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。

　　3、環(huán)境衛(wèi)生：負(fù)責(zé)公司及現(xiàn)場(chǎng)指揮部辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督管理工作。

　　4、安全保衛(wèi)：負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作;安排節(jié)假日保潔、保安的值班。

　　5、食堂供餐：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)食堂的監(jiān)督管理工作。

　　6、證照年檢：負(fù)責(zé)辦理公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢、組織代碼證年檢。

　　7、設(shè)備管理：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮部輔助設(shè)備(發(fā)電機(jī)、鍋爐)的管理及設(shè)備維護(hù)。

　　8、事務(wù)工作：負(fù)責(zé)交納電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi)，保證公司各部室飲用水供應(yīng)，處理公司與客戶之間的相關(guān)事務(wù)。

　　9、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)

　　行政助理的工作資料（五）：

　　行政工作分別一下幾點(diǎn)：

　　一、人事

　　1、負(fù)責(zé)員工招聘，員工入職離職流程的辦理

　　2、負(fù)責(zé)員工績(jī)效考核等

　　3、負(fù)責(zé)辦理新員工社保公積金等

　　4、負(fù)責(zé)組織公司活動(dòng)，年會(huì)及拓展訓(xùn)練

　　二、行政

　　1、負(fù)責(zé)整理歸檔等

　　2、負(fù)責(zé)收發(fā)快遞，接打電話等。

　　3、負(fù)責(zé)起草文件等。

　　4、負(fù)責(zé)制定標(biāo)書等

　　三、后勤

　　1、負(fù)責(zé)購(gòu)買辦公用品等

　　2、負(fù)責(zé)宿舍后勤管理

　　3、負(fù)責(zé)食堂監(jiān)督管理

　　4、負(fù)責(zé)日常生活用品的采購(gòu)等。

　　行政助理的工作資料（六）：

　　主要職責(zé)

　　1、日常行政事務(wù)處理

　　1。1負(fù)責(zé)公司電話接待來(lái)訪及客戶的售后服務(wù)，針對(duì)客戶投訴問(wèn)題及信息反饋給各部門，酌情且適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行有效的處理。

　　1。2負(fù)責(zé)公司文件的制發(fā)及檔案管理，便于公司下屬子公司的調(diào)閱。

　　1。3負(fù)責(zé)公司內(nèi)部例會(huì)組織與會(huì)議紀(jì)要，負(fù)責(zé)下發(fā)會(huì)議通知、與會(huì)人員的簽到及會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)存檔。

　　1。4負(fù)責(zé)公司車輛使用及日常管理，酌情安排用車。明確公司的制度，留存車輛使用及登記。

　　1。5負(fù)責(zé)公司行政票務(wù)訂購(gòu)，日常的行程的安排及差旅費(fèi)用報(bào)銷的審核等

　　2、行政管理工作

　　2。1負(fù)責(zé)公司與其它各部門的溝通與人員協(xié)調(diào)：將信息及時(shí)整理反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級(jí)推進(jìn)工作。

　　2。2負(fù)責(zé)公司日常車輛的考核與監(jiān)管，及員工的著裝、儀容儀表、工裝的發(fā)放等。

　　3、外部溝通

　　3。1負(fù)責(zé)公司與政府職能部門的溝通，各子公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢、工商稅務(wù)、貸款卡及資質(zhì)審核等外部事務(wù)得辦理。

　　3。2負(fù)責(zé)集團(tuán)客戶關(guān)系的維護(hù)及公司的禮尚往來(lái)等事宜。

　　4、企業(yè)文化建設(shè)

　�、俸诵膬r(jià)值觀;②企業(yè)精神;③企業(yè)道德;④經(jīng)營(yíng)理念;⑤公司大事記;⑥客戶關(guān)系的維護(hù)及客戶資料的建檔留存;

　　5、行政后勤工作

　　5。1負(fù)責(zé)針對(duì)各部門上報(bào)的月申領(lǐng)辦公用品的預(yù)算表，統(tǒng)一申領(lǐng)、采購(gòu)及發(fā)放。

　　5。2辦公用品，定期或不定期的監(jiān)盤、出入庫(kù)的登記及建立臺(tái)賬等，5。3負(fù)責(zé)辦公用品維修申報(bào)等。

　　6、突發(fā)事務(wù)處理及其他

　　行政助理的工作資料（七）：

　　職業(yè)簡(jiǎn)介

　　行政助理/秘書主要是從事秘書、信息資料搜集、計(jì)算機(jī)文字處理等辦公程序性工作，以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的一個(gè)職業(yè)。企業(yè)/公司要做到必須的規(guī)模，要在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就要需要有良好的管理體系，這樣才能更好的統(tǒng)籌全局，明確分工，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系。目前，大多數(shù)的中型企業(yè)都有專門的行政部門，一些小的企業(yè)或公司即使沒(méi)有專門的行政部門，也設(shè)置了行政助理制個(gè)崗位，以便公司更好的運(yùn)作。作為現(xiàn)代社會(huì)的行政助理/秘書，不僅僅需要具有良好的心理素質(zhì)，具有必須的應(yīng)用寫作潛力、語(yǔ)言表達(dá)潛力、理解潛力和分析決定潛力，還就應(yīng)擁有較強(qiáng)的職責(zé)心和人際溝通潛力，有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與較好的英文水平，同時(shí)要求熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和辦公系統(tǒng)。

　　工作資料

　　1。負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的社保、失業(yè)、工傷、生育、保險(xiǎn)等福利保障制度的貫徹落實(shí)

　　2。責(zé)公司機(jī)構(gòu)下行文件的下發(fā)、跟蹤、落實(shí)和反饋，負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議的組織籌備工作

　　3。責(zé)部分相關(guān)制度和文稿的起草及監(jiān)督落實(shí)

　　4�；I協(xié)調(diào)員工工作安排，草擬公司機(jī)構(gòu)相關(guān)人事管理制度

　　5。責(zé)員工入職手續(xù)及人事檔案管理

　　6。加對(duì)公司機(jī)構(gòu)員工的績(jī)效考評(píng)工作，負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的日常考勤管理及其它事務(wù)性管理工作

　　勞動(dòng)活動(dòng)重要度基本描述

　　實(shí)施管理活動(dòng)――執(zhí)行重復(fù)的管理任務(wù)，例如維護(hù)信息，及處理文書工作

　　與計(jì)算機(jī)打交道――使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)(包括硬件和軟件)進(jìn)行編碼、寫軟件、設(shè)定功能、輸入數(shù)據(jù)或處理信息。

　　獲取信息――觀察、獲取或者透過(guò)其它相關(guān)的渠道獲取信息。

　　與主管、同事或下屬溝通――透過(guò)電話、書寫、電子郵件或應(yīng)對(duì)面的方式與上級(jí)、同事、或下屬進(jìn)行溝通。

　　組織、計(jì)劃并對(duì)工作排列優(yōu)先級(jí)――設(shè)計(jì)目標(biāo)，并排列優(yōu)先級(jí)，組織并實(shí)施你的工作。

　　工作環(huán)境

　　作為行政助理/秘書，工作性質(zhì)決定了工作主要是在辦公室中完成的，超多的工作是事務(wù)性的工作，尤其是要大多時(shí)間應(yīng)對(duì)電腦，所以容易產(chǎn)生眼睛疲勞，就應(yīng)注意眼睛保護(hù)。一般來(lái)說(shuō)，工作時(shí)間相對(duì)規(guī)律，節(jié)假日也能照常休息，雖然也偶爾加班，但綜合來(lái)說(shuō)工作環(huán)境是十分令人羨慕的。

　　工作條件

　　重要度基本描述

　　電話交流――工作中需要進(jìn)行電話交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　聯(lián)系他人――工作中需要(透過(guò)應(yīng)對(duì)面、電話或其他方式)聯(lián)系他人的機(jī)會(huì)有多少?

　　應(yīng)對(duì)面討論――工作中需要進(jìn)行應(yīng)對(duì)面討論的機(jī)會(huì)有多少?

　　電子郵件――工作中需要透過(guò)電子郵件交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　信件和便條――工作中需要透過(guò)信件和便條交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　精確和準(zhǔn)確的重要性――高度準(zhǔn)確性和精確性對(duì)于這份工作來(lái)說(shuō)有多重要?

　　團(tuán)隊(duì)合作――團(tuán)隊(duì)合作對(duì)于這份工作有多重要?

　　薪酬待遇

　　一般來(lái)說(shuō)，行政助理/秘書的年薪在3-4萬(wàn)元左右，但不一樣地區(qū)差異也比較大。東部沿海城市和大城市的工資水平高于中西部地區(qū)和小城市，大企業(yè)高于中小企業(yè)。

　　社會(huì)需求

　　伴隨著我國(guó)加入世貿(mào)組織，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)進(jìn)一步開放，國(guó)家對(duì)于公司的注冊(cè)資本的要求也降低了很多，一時(shí)間，各種公司超多成立。各公司對(duì)于行政助理/秘書以及相似性質(zhì)的工作崗位人員的需求也在快速的加強(qiáng)。就應(yīng)說(shuō)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，市場(chǎng)機(jī)制的逐漸完善，公司將會(huì)進(jìn)入一個(gè)更加快速的發(fā)展時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)也將更加激烈，要在這樣的環(huán)境不被淘汰，公司務(wù)必?fù)碛泻细竦墓芾頇C(jī)制，而行政秘書/助理則是這一管理體制運(yùn)行的具體執(zhí)行者，他的作用也將更加重要。未來(lái)，市場(chǎng)對(duì)于行政秘書/助理的需求仍將持續(xù)走俏，在這樣的大背景下，具備良好的組織潛力和溝通潛力，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，具備必須工作經(jīng)驗(yàn)，精通外語(yǔ)應(yīng)聘者將很受市場(chǎng)青睞，薪酬水平也將令人羨慕。

　　職業(yè)晉升

　　一般來(lái)說(shuō)，行政助理/行政秘書在本行業(yè)積累必須的工作經(jīng)驗(yàn)后，能夠晉升為行政主管或者部門主管，但這個(gè)過(guò)程可能比較緩慢。也有部分人轉(zhuǎn)行，憑借自我積累的工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)上的關(guān)系，進(jìn)入銷售領(lǐng)域。

　　教育背景

　　一般要求文科類專業(yè)大專以上學(xué)歷，大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求本科以上學(xué)歷

　　入行經(jīng)驗(yàn)

　　一般要求1年以上管理工作經(jīng)驗(yàn)，部分大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求3年以上工作經(jīng)驗(yàn)

　　核心課程

　　管理學(xué)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)學(xué)、人力資源學(xué)、組織行為學(xué)等相關(guān)課程

　　培訓(xùn)及認(rèn)證

　　國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部職業(yè)技能鑒定中心組織的秘書職業(yè)資格考試一般每年舉辦兩次，分別為初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)，并分為秘書及涉外秘書兩大類。

　　行政助理的工作資料（八）：

　　1。負(fù)責(zé)公司前臺(tái)接待工作，做好前臺(tái)接待記錄，以及物品保管工作；

　　2。負(fù)責(zé)公司電話接轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、行政文檔掃描復(fù)印等工作；

　　3。負(fù)責(zé)公司酒店機(jī)票預(yù)定；

　　4。負(fù)責(zé)公司文件、資料及檔案管理及進(jìn)行日常管理工作。

　　5。每月報(bào)銷文件整理；

　　6。辦公室環(huán)境衛(wèi)生管理；

　　7。負(fù)責(zé)與來(lái)電來(lái)訪者及時(shí)的溝通；

　　8�？记诘挠�(jì)算與復(fù)核；

　　9�？爝f的收發(fā)及統(tǒng)計(jì)；

　　10。會(huì)議的準(zhǔn)備與配合；

　　行政助理的工作資料（九）：

　　1、協(xié)助管理招聘網(wǎng)站，發(fā)布招聘信息及網(wǎng)站更新維護(hù)，完善崗位說(shuō)明書；

　　2、協(xié)助招聘工作，篩選簡(jiǎn)歷，進(jìn)行初步電話面試，預(yù)約面試，搜索簡(jiǎn)歷；

　　3、協(xié)助辦理入職離職、轉(zhuǎn)正、請(qǐng)假手續(xù)；

　　4、協(xié)助管理好相關(guān)人事資料；

　　5、協(xié)助對(duì)員工的考核、培訓(xùn)、考勤管理；

　　7、協(xié)助員工關(guān)系維護(hù)，組織員工活動(dòng)、節(jié)假日慰問(wèn)，豐富企業(yè)文化；

　　8、協(xié)助公司規(guī)章制度的完善與執(zhí)行；

　　9、行政事務(wù)工作，固定資產(chǎn)管理、辦公室清潔衛(wèi)生管理、公室設(shè)施維護(hù)管理和安全管理，辦公用品申領(lǐng)、發(fā)放、采購(gòu)和管理，做好物品出入庫(kù)的登記；

　　10、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作及協(xié)助其他崗位的工作。

　　行政助理的工作資料（十）：

　　1、負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、電話轉(zhuǎn)接，快遞分發(fā)等日常工作；

　　2、負(fù)責(zé)公司辦公文具的采購(gòu)和發(fā)放管理；

　　3、負(fù)責(zé)打印，復(fù)印文件，裝訂文件；

　　4、負(fù)責(zé)公司資料及重要文件的保管，協(xié)助上級(jí)辦理資質(zhì)的相關(guān)事宜；

　　5、負(fù)責(zé)社保的相關(guān)事宜

　　6、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的管理，及公司員工的考勤，每月統(tǒng)計(jì)考勤明細(xì)表交財(cái)務(wù)部

　　7、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)的清潔衛(wèi)生，辦公室花草的維護(hù)以及完成上級(jí)交辦的其他工作

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